اسٹاک ری آرڈر شیٹ: آن لائن سیلر کب اور کتنا مال منگوائیں، 11.11 اور بلیک فرائیڈے سے پہلے (روپوں میں مثال کے ساتھ)

اس مہینے اسٹاک ری آرڈر شیٹ کیوں ضروری ہے

اسٹاک ری آرڈر شیٹ ہر پروڈکٹ کے لیے دو باتیں بتاتی ہے: سپلائر کو اگلا آرڈر کب دینا ہے، اور کتنے پیس منگوانے ہیں۔ زیادہ تر پاکستانی آن لائن سیلر یہ فیصلہ شیلف دیکھ کر اندازے سے کرتے ہیں۔ عام مہینے میں یہ چل جاتا ہے، لیکن نومبر میں نہیں چلتا۔ 11.11 بدھ 11 نومبر کو ہے اور بلیک فرائیڈے جمعہ 27 نومبر کو، ایڈز مہنگی ہو جاتی ہیں، اور جو پروڈکٹ سب سے زیادہ بک رہی ہوتی ہے وہی سب سے پہلے ختم ہوتی ہے۔

COD سیلر کے لیے مال ختم ہونا دوسروں سے زیادہ مہنگا پڑتا ہے۔ آپ ایسی ایڈز کے پیسے دیتے رہتے ہیں جو لوگوں کو خالی پروڈکٹ پیج پر بھیجتی ہیں، یا اس سے بھی برا، آرڈر لیتے رہتے ہیں اور پھر گاہک کو کال کر کے کینسل کرتے ہیں، جس سے اعتماد اور پیج کے ریویوز دونوں خراب ہوتے ہیں۔ زیادہ مال منگوانا بھی اتنا ہی نقصان دہ ہے: آپ کا کیش کارٹنوں میں بند پڑا رہتا ہے جبکہ کوریئر کے پاس پچھلے ہفتے کے COD پیسے ابھی تک رکے ہوتے ہیں۔

نیچے ایک شیٹ ہے جو آپ Google Sheets میں 15 منٹ میں بنا سکتے ہیں، اس کے پیچھے چار فارمولے، تین پروڈکٹس کی روپوں میں مثال، اور ہفتہ وار روٹین۔ Shopify کے اپنے انوینٹری نمبر اس میں جاتے ہیں، اس لیے شروع کرنے کے لیے کسی الگ ایپ کی ضرورت نہیں۔

ہر پروڈکٹ کے لیے کون سے نمبر چاہئیں؟

ہر پروڈکٹ کے لیے چھ نمبر چاہئیں (اگر سائز یا رنگ الگ الگ بکتے ہیں تو ہر ویریئنٹ کے لیے)۔ پانچ آپ کے اسٹور اور سپلائر سے آتے ہیں، ایک آپ خود طے کرتے ہیں۔

1. ہاتھ میں اسٹاک: آج آپ کے اسٹور روم میں موجود پیس۔ Shopify میں یہ اس لوکیشن کی available quantity ہے جو آن لائن آرڈر بھیجتی ہے۔ Shopify ہیلپ سینٹر کے مطابق اگر آپ کی ایک سے زیادہ لوکیشنز ہیں تو جو لوکیشن آن لائن آرڈر پورے نہیں کرتی وہاں پڑا اسٹاک آن لائن سیل کے لیے نہیں گنا جاتا۔
2. واپس آ رہا مال: وہ پارسل جنہیں کوریئر نے ریٹرن مارک کر دیا ہے اور جنہیں آپ دوبارہ شیلف پر رکھنے کی توقع رکھتے ہیں۔ صرف وہ گنیں جو دوبارہ بیچے جا سکیں؛ خراب ریٹرن اسٹاک نہیں ہے۔
3. آرڈر پر: وہ پیس جن کے پیسے دے دیے یا سپلائر سے کنفرم ہو گئے لیکن ابھی پہنچے نہیں۔
4. روزانہ سیل: اس پروڈکٹ کے پچھلے 28 دن کے کنفرم آرڈر، 28 سے تقسیم۔ کنفرم یا ڈسپیچ ہونے والے آرڈر لیں، ہر لگنے والا آرڈر نہیں۔ جعلی اور کینسل آرڈر آپ کی سیل کی رفتار زیادہ دکھاتے ہیں اور آپ ضرورت سے زیادہ مال منگوا لیتے ہیں۔
5. لیڈ ٹائم (دن): سپلائر کو آرڈر دینے کے دن سے لے کر اس دن تک جب مال شیلف پر ہو اور بھیجا جا سکے۔ شاہ عالم یا جوڑیا بازار کے سپلائر سے یہ چند دن ہو سکتا ہے؛ امپورٹ میں ہفتے لگ سکتے ہیں۔ اپنے پچھلے آرڈرز کا حساب لیں، سپلائر کا وعدہ نہیں۔
6. سیفٹی دن: اضافی دنوں کا اسٹاک جو آپ اس لیے رکھتے ہیں کہ سپلائر لیٹ ہو جائے یا سیل اچانک بڑھ جائے۔ یہ آپ کا فیصلہ ہے۔ ایک عام طریقہ یہ ہے کہ مستقل بکنے والی پروڈکٹس کے لیے لیڈ ٹائم کا آدھا رکھیں، اور جن پروڈکٹس کو سیل میں زور سے چلانا ہے ان کے لیے زیادہ۔

شیٹ کے پیچھے چار فارمولے

اسٹاک پوزیشن وہ ہے جس پر آپ بھروسہ کر سکتے ہیں: ہاتھ میں اسٹاک + واپس آ رہا مال + آرڈر پر۔

باقی دن بتاتے ہیں کہ آج کی رفتار سے آپ کا اسٹاک کتنے دن چلے گا: اسٹاک پوزیشن تقسیم روزانہ سیل۔ Shopify اسی طرح کے نمبر کو days of inventory remaining کہتا ہے: مدت کے آخر میں موجود اسٹاک، اس مدت کی اوسط روزانہ سیل سے تقسیم۔ یہ Shopify ایڈمن میں Products پیج پر ایک ٹائل کی شکل میں نظر آتا ہے۔

ری آرڈر پوائنٹ وہ اسٹاک لیول ہے جس پر اگلا آرڈر دینا لازمی ہے: روزانہ سیل x (لیڈ ٹائم + سیفٹی دن)۔ جب اسٹاک پوزیشن اس نمبر کے برابر یا کم ہو جائے تو آج ہی آرڈر دیں۔

آرڈر کی مقدار یہ بتاتی ہے کہ کتنے پیس منگوائیں تاکہ اگلا آرڈر آنے تک کام چلے: روزانہ سیل x (لیڈ ٹائم + کور دن + سیفٹی دن) منفی اسٹاک پوزیشن۔ کور دن یہ ہیں کہ آپ یہ آرڈر کتنے دن چلانا چاہتے ہیں؛ زیادہ تر چھوٹے اسٹورز کے لیے 30 دن اچھا آغاز ہے کیونکہ یہ مہینے میں ایک بار سپلائر کے پاس جانے سے میل کھاتا ہے۔

آرڈر کی مقدار کو فی پیس لاگت سے ضرب دیں تو چاہیے کیش نکل آتا ہے۔ یہ آخری کالم زیادہ تر سیلر بھول جاتے ہیں، اور یہی وہ جگہ ہے جہاں COD بزنس پھنس جاتے ہیں۔

کاپی کرنے والی شیٹ کا ڈھانچہ

ہر پروڈکٹ یا ویریئنٹ کی ایک قطار بنائیں اور یہ کالم رکھیں۔ اگر آپ کالم A سے شروع کریں تو حروف بتاتے ہیں کہ کون سا فارمولا کہاں جائے گا۔

کالم L پر conditional formatting لگائیں تاکہ YES سرخ ہو جائے۔ کالم J (باقی دن) کو چھوٹے سے بڑے ترتیب دیں، تو جن پروڈکٹس پر توجہ چاہیے وہ ہر بار شیٹ کھولنے پر سب سے اوپر ہوں گی۔

مثال: سردیوں کی تین پروڈکٹس، روپوں میں حساب

مثال (طریقہ سمجھانے کے لیے فرضی نمبر)۔ لاہور کا ایک اسٹور ہوڈی، شال اور بچوں کی جیکٹ بیچتا ہے۔ وہ ہر آرڈر پر 30 کور دن چاہتا ہے۔

ہوڈی کی قطار کیسے بنی: ری آرڈر پوائنٹ = 3 x (7 + 4) = 33۔ اسٹاک پوزیشن 29 ہے جو 33 سے کم ہے، اس لیے شیٹ کہتی ہے آج آرڈر دیں۔ آرڈر کی مقدار = 3 x (7 + 30 + 4) = 123، اس میں سے 29 جو ہاتھ میں یا راستے میں ہیں نکال دیں = 94 پیس۔ 1,800 روپے فی پیس کے حساب سے یہ 169,200 روپے بنتے ہیں۔

بچوں کی جیکٹ شیلف پر ٹھیک لگتی ہے، 16 دن باقی ہیں، لیکن اس کا لیڈ ٹائم 14 دن اور سیفٹی 5 دن ہے، اس لیے یہ پہلے ہی اپنے ری آرڈر پوائنٹ 10 سے نیچے ہے۔ یہی عام جال ہے: آہستہ بکنے والی اور لمبے لیڈ ٹائم والی پروڈکٹس ختم ہو جاتی ہیں حالانکہ کبھی فوری مسئلہ نہیں لگتیں۔

شال کے 40 دن باقی ہیں اور ری آرڈر پوائنٹ 23 ہے۔ اس ہفتے آرڈر کی ضرورت نہیں۔ روزانہ 1.5 کی رفتار سے یہ تقریباً 25 دن میں 23 تک پہنچے گی ((60 - 23) / 1.5)، اس لیے وہ کیش شیلف پر پڑا رہنے کے بجائے ہوڈی کے آرڈر کے لیے فارغ رہتا ہے۔

11.11 اور بلیک فرائیڈے کے لیے حساب کیسے بدلیں

شیٹ پچھلے 28 دن کا ڈیٹا لیتی ہے، اس لیے اسے نہیں پتا کہ سیل آنے والی ہے۔ سیل کو الگ لائن کے طور پر سنبھالیں، پورے مہینے کی روزانہ سیل کو اندازے سے بڑا کر کے نہیں۔

1. وہ پروڈکٹس چنیں جنہیں آپ واقعی سیل میں چلائیں گے۔ صرف انہیں اضافی اسٹاک ملے گا۔
2. اپنی پرانی سیل کا حساب لیں۔ اگر پچھلے سال کی 11.11 یا آپ کی پچھلی بڑی سیل میں اس پروڈکٹ کی سیل عام دن سے دگنی ہوئی تھی تو صرف سیل کے دنوں کے لیے دگنا لیں۔ اگر پرانا ریکارڈ نہیں ہے تو بڑا ضرب فرض نہ کریں؛ تھوڑا اضافی رکھیں اور روزانہ دیکھیں۔
3. سیل کے دنوں کے اضافی پیس عام آرڈر کی مقدار کے اوپر ڈالیں، اور اتنا پہلے آرڈر دیں کہ لیڈ ٹائم اور سیفٹی دن سیل شروع ہونے سے پہلے پورے ہو جائیں۔
4. چاہیے کیش والے کالم کو اگلے دو ہفتوں میں واقعی آنے والے COD پیسوں سے ملائیں، اپنی کل سیل سے نہیں۔ اگر کیش نہیں ہے تو سب سے پہلے C گریڈ پروڈکٹس کم کریں۔

Shopify کی پروڈکٹ اینالیٹکس پروڈکٹس کو آمدنی کے حساب سے A، B اور C گریڈ میں بانٹتی ہے: A پروڈکٹس تقریباً 80 فیصد آمدنی لاتی ہیں، B تقریباً 15 فیصد اور C تقریباً 5 فیصد۔ کیش کی تنگی والے مہینے کے لیے آسان اصول: A پروڈکٹ کبھی ختم نہ ہونے دیں، B پروڈکٹس معمول کے مطابق منگوائیں، اور C پروڈکٹس صرف تب جب وہ صفر پر پہنچ جائیں۔

کیا اسٹاک ختم ہونے پر بھی بیچتے رہیں؟

Shopify میں ہر پروڈکٹ کے Inventory حصے میں Continue selling when out of stock کی سیٹنگ ہے۔ یہ صرف تب کام کرتی ہے جب انوینٹری ٹریکنگ آن ہو۔ Shopify اس کے استعمال میں پری آرڈر اور جلد پہنچنے والا اسٹاک جیسی صورتیں بتاتا ہے۔

پاکستان میں COD کے لیے اسے صرف تب آن کریں جب اگلا مال پہلے سے آرڈر ہو چکا ہو اور چند دن میں پہنچ جائے۔ جو گاہک آج آرڈر کرے اور دس دن بعد پارسل پائے، اس کے دروازے پر پارسل واپس کرنے کا امکان زیادہ ہوتا ہے، اور ہر واپس ہونے والا پارسل آپ کو ڈیلیوری اور ریٹرن چارجز میں پڑتا ہے۔ اگر آن کریں تو پروڈکٹ پیج اور کنفرمیشن میسج میں ڈسپیچ کی متوقع تاریخ صاف لکھیں۔

ہر ہفتے 20 منٹ کی روٹین

1. پیر کی صبح: Shopify سے available quantity کالم B میں کاپی کریں۔
2. کوریئر پورٹل کی ریٹرن لسٹ سے واپس آ رہا مال اپڈیٹ کریں، صرف بکنے کے قابل آئٹمز گنیں۔
3. کالم E میں پچھلے 28 دن کے کنفرم آرڈر اپڈیٹ کریں۔
4. باقی دن کے حساب سے ترتیب دیں۔ ہر YES والی قطار کا آج ہی سپلائر کو آرڈر جائے، کالم N کی مقدار کے مطابق۔
5. کالم P کا ٹوٹل نکالیں اور اس ہفتے آنے والی COD پیمنٹس سے ملائیں۔
6. مہینے میں ایک بار لیڈ ٹائم کو اصل میں جو ہوا اس سے ملائیں اور کالم G اپڈیٹ کریں۔

ریٹرنز کی وجہ سے واپس آ رہا مال والا کالم زیادہ تر سیلرز کی توقع سے زیادہ بدلتا ہے۔ اگر آپ RabbitROI استعمال کرتے ہیں تو اس میں پروڈکٹ اور کوریئر کے حساب سے ریٹرن ریٹ نظر آتے ہیں، جس سے پتا چلتا ہے کہ کون سی پروڈکٹس سب سے زیادہ واپس آتی ہیں، کن کے لیے واپس آ رہا مال کا اندازہ بڑا رکھنا ہے اور کن کے لیے سیفٹی بفر بڑا۔

عام سوالات